Las referencias en Excel. Guía completa

Las referencias en Excel son quizás el concepto más importante dentro de Excel. Todo el mundo las usa, pero casi nadie las domina.

referencias excel

Es realmente una pena porque con muy poco trabajo puedes aprender todo sobre ellas, lo que te hará mucho más productivo y te evitará muchos errores.

Así que eso es lo que vamos a hacer aquí para que pertenezcas a ese exclusivo club de usuario que las saben manejar de verdad.

¿Qué es una referencia en Excel?

Las referencias de Excel son la manera que tiene esta aplicación de identificar de una manera única a una o varias celdas.

Referencias a celdas únicas

Excel identifica a las celdas por su columna y su fila siendo las columnas letras y las filas números.

referencia formula celda excel
Zonas clave de una hoja Excel.

Como puedes ver en la imagen de arriba, la referencia E2 se refiere a una celda concreta, la que se encuentra en la intersección de la columna E y la fila 2.

Esto puedes ver también fácilmente arriba a la izquierda en el campo de celda activa de Excel, junto con el campo que muestra el contenido de la celda activa que en este caso es una fórmula.

Referencias a rangos de celdas

También podemos referenciar rangos de celdas.

En este caso pueden las celdas de una columna, una fila o un área rectangular. Para indicar un rango se usan los dos puntos “:”.

Por ejemplo: A1:A10 serían un rango que comprende las primeras 10 filas de la columna A, A1:J1 serían las primeras 10 columnas de la fila 1 y B2:D6 sería un rectángulo de 5*3 celdas.

Las referencias relativas en Excel

Por defecto, funcionan de una manera inteligente, es decir, cuando se copia o mueve una celda, Excel trata de modificar su contenido adecuándolo al uso que le está dando el usuario.

Esto es lo que permite cosas tan cómodas como introducir una fórmula en una celda que hace referencia a otras celdas y arrastrarla simplemente con el ratón a otras celdas sin preocuparnos de reajustar sus referencias, lo hará Excel por nosotros.

El modo de funcionamiento que acabo de describir es el de las referencias relativas en Excel.

Estas referencias, cuando se usan en una fórmula o una función de Excel y se copian o mueven de celda, Excel intenta ajustarlas de la manera más inteligente posible dentro del uso que el usuario les ha querido dar.

La idea es que Excel haga la mayor cantidad de trabajo por nosotros permitiéndonos ser lo más productivos posibles. Si quieres a fondo ver cómo funcionan este tipo de referencias y ejemplos, echa un vistazo al artículo de arriba.

Las referencias absolutas en Excel

Normalmente Excel suele “adivinar” cómo el usuario quiere usar la fórmula o función en una celda y modifica las referencias correctamente al copiarlas a otras celdas.

Sin embargo, en ocasiones el usuario no quiere que se modifiquen ciertas celdas. Un ejemplo típico cuando se usan celdas como parámetros en una fórmula y esta fórmula se usa a lo largo de diferentes filas y/o columnas.

Imagínate, por ejemplo, una factura. Aquí hay parámetros como el IVA o la retención, valores que podemos recoger en celdas. Las diferentes líneas de la factura van a usar siempre las mismas celdas para estos parámetros, así que no queremos que estas referencias cambien.

Para convertir una referencia en absoluta se antepone el símbolo “$” a la fila y a la columna. Por ejemplo: $A$1. Para más detalles y ejemplos de uso, echa un vistazo al artículo de arriba.

Las referencias mixtas en Excel

A veces solamente se quiere mantener fija la columna o la fila en una referencia y permitir que la otra parte de la referencia pueda ser cambiada por Excel al copiar la celda a otra ubicación.

En este caso, cuando fijamos solamente una de las partes de la referencia estamos hablando de referencias mixtas. En el ejemplo anterior, $A$1 pasaría a $A1 o A$1, según si queremos fijar la columna o la fila respectivamente.

También sobre este tipo de referencias tenemos un artículo específico que te recomiendo.

Referencias a otra hoja en Excel

Por último, para hacer referencia a celdas de otra hoja Excel, lo que se hace es anteponer el nombre de la hoja en cuestión seguido de una exclamación.

Si la celda A1 del ejemplo anterior estuviese ubicada en la hoja “Gastos”, nos podríamos referir a ella desde otras hojas Excel con 'Gastos'!1.

Un detalle importante es que el nombre lo he entrecomillado con comillas simples ('). Esto no es obligatorio, pero sí te lo recomiendo encarecidamente para evitar errores con nombre con espacios en blanco.

Y también aquí te remito a un artículo especializado sobre este tema.

Errores y problemas con referencias y cómo solucionarlos

En el trabajo con las referencias te van a surgir alguna vez errores o problemas como las referencias circulares. Esto es un tema que requiere una explicación un poco más a fondo y que hemos abordado por completo en los siguientes artículos.

Acerca del autor: Berto López

Soy autor y fundador de este blog, e Ingeniero en Informática de formación con amplia experiencia: he trabajado como empleado, empresario, incluso funcionario. Vamos, que he probado de todo 😄

¿Te gustaría leer un poco más sobre éste u otros temas?