¿Qué es Excel y para qué sirve?

Si no sabes qué es Excel, has llegado al mejor lugar para ponerle remedio. 😉 Te explicaré todo lo que necesitas saber de esta maravillosa e imprescindible herramienta.

Excel es la aplicación de hoja de cálculo de Microsoft. Forma parte del paquete Office de Microsoft y se integra con las demás aplicaciones de Office

Veámoslo más en detalle:

Para qué sirve Excel

Microsoft Excel se utiliza, sobre todo, en el ámbito empresarial, y también en menor medida en el ámbito educativo y personal. Una sencilla comparativa en Google Trends demuestra que sigue siendo el líder del mercado con mucha diferencia:

Excel va mucho más allá de la funcionalidad básica de cuadrícula de celdas para realizar cálculos y permite la creación de diagramas, gráficos, incluso la programación a medida de funcionalidad en el lenguaje de programación Visual Basic.

Con la introducción de la versión en la nube con OneDrive, sus posibilidades se han multiplicado.  

Esta aplicación está disponible para las plataformas de Windows, macOS, Android e iOS.

En esta web, sin ir más lejos, somos usuarios intensivos de Excel. La usamos no solamente para la parte típica de gestión contable y facturas, sino también para aplicaciones como la gestión del calendario editorial, nuestra organización en general y las tareas de posicionamiento web (SEO).

¿Qué se puede hacer con Excel?

Aparte de la realización de cálculos con las típicas tablas contables, Excel permite la creación de una multitud de plantillas para todo de propósitos como facturas, ventas, gestión de stock, recursos humanos, gestión de proyectos, etc., etc., etc.

Las principales funcionalidades de Excel se pueden resumir en lo siguiente:

• Fórmulas: mediante el signo “=” se pueden especificar fórmulas con los valores de celdas y rangos de celdas. Introduciendo “=A1+B1” en la celda C1, por ejemplo, ésta visualizaría la suma de los valores de la celda A1 y B1.
• Funciones: Excel incorpora una multitud de funciones para su uso en las fórmulas de las celdas, algunas muy sofisticadas. Un ejemplo sería la función “SUMA(A1:A10)” que daría como resultado la suma de las diez celdas que va de la A1 a la A10.
• Gráficos: en Excel se pueden crear todo tipo de gráficos representativos de valores. Ejemplos son los típicos gráficos de tartas, de barras, de quesitos, etc.
• Creación de plantillas: con Excel no solamente podemos crear nuestras propias plantillas, sino que existen una infinidad de plantillas para todos los propósitos imaginables, tanto gratuitas como comerciales.
• Cuadros de mando: la potencia de Excel es tal que permite la creación de complejísimos cuadros de mando, gracias a Visual Basic, se pueden crear incluso aplicaciones de gestión completas en Excel.
• Acceso a bases de datos: Excel puede conectarse a cualquier base de datos vía el estándar ODBC y permite la manipulación completa de las tablas de la base de datos, es decir, lectura y escritura.
• Informes y Business Intelligence (BI): al poder conectarse contra bases de datos también es muy común su uso para la creación de informes.

Historia de Excel

Curiosamente, Microsoft, siendo la compañía que había revolucionado los ordenadores con el sistema operativo MS-DOS, lanzado en 1981, contaba con un producto de hoja de cálculo llamado Multiplan, lanzado en 1982 que se hizo muy popular en los sistemas CP/M, pero no en los sistemas MS-DOS donde dominaba Lotus 1-2-3.

Finalmente, en 1985 Microsoft publicó su primera versión exclusivamente para Mac y en 1987 la primera versión Excel 2.0 que fue la primera compatible con PC.

A partir de ahí, conquisto poco a poco el mercado desplazando a Lotus 1-2-3, en gran parte debido a que Lotus Software no supo tener a tiempo una versión de su producto para Windows.

Durante los tres años que tardaron en sacar la versión compatible con Windows a Excel le dio tiempo a consolidarse en el mercado.

Versiones de Excel y su evolución

Excel ha pasado a lo largo de su ciclo de vida por las siguientes versiones:

Excel 1.0

Es la primera versión, sale en abril de 1985. Disponible en MacOS y, curiosamente, no en MS-DOS.

Excel 2.0

Sale en noviembre de 1987. Es la primera versión de Excel que funciona en PC.

Excel 2.0 para Windows

En mayo del 1990 se lanza Excel para Windows, fue lanzado en el mismo momento que la liberación de Windows 3.0.

Excel 3.0

Se libera en septiembre del 1990. Esta versión añade barras de herramientas, herramientas de dibujo, gráficos 3D y muchas otras características nuevas. Ya aprovecha plenamente el entorno grafico de Windows 3.x.

Excel 4.0

Esta nueva nueva versión se introduce en abril del 1992 y se centra, sobre todo, en la usabilidad, trae funciones como autocompletar.

Como curiosidad, hay que mencionar un huevo de pascua que venía con esta versión y que consistía en una animación oculta de un conjunto de números del 1 al 3 bailando, representando a Lotus 1-2-3, que luego es aplastado por un logotipo de Excel.

Un burla sobre cómo Excel le había robado el mercado a Lotus 1-2-3.

Excel 5.0

Excel 5.0 sale en el año 1993 e incluye por primera vez a Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic que permite automatizar tareas en Excel y proporcionar funciones definidas por el usuario (UDF) para su uso en las hojas de cálculo.

También incluye soporte la grabación de macros que puede producir un código VBA que replica las acciones del usuario, lo que permite una automatización sencilla de las tareas habituales.

Sin embargo, con esto Excel se vuelve más vulnerable a ataques de virus de macro, un problema que no se consigue tener bajo control hasta la versión 2007 de la aplicación.

Excel 95

Sale en agosto del 1995 como parte integral de Office para Windows 95 y el cambio más destacable es el paso a 32 bits del código de la aplicación.

Funcionalmente no ha evolucionado demasiado, comparado con Excel 5.0, pero a nivel de versiones marca también un punto de inflexión ya que a partir de aquí se unificarían las versiones de todas las aplicaciones del paquete Office.

Excel 97

Se libera dentro del paquete Office en enero del 1997.

Esta versión incluyen un nuevo interfaz para del entorno de desarrollo en Visual Basic.

A nivel de funcionalidad de usuario cabe destacar la nueva capacidad para crear formularios, de validación de datos y otras.

También aparece “Clippy”, el asistente de Office acabó siendo famoso más por que su utilidad, po lo molesto que resultaba.

Excel 2000

Esta versión se libera en marzo del 1999.

Se trataba de una actualización menor, con una importante mejora en el portapapeles, que puede ahora contener varios objetos a la vez.

El molesto asistente de Office, de cuya frecuente aparición no solicitada en Excel 97 se habían quejado muchos usuarios, se hace menos intrusivo.

Excel 2001/XP

Excel XP sale junto con Office XP en mayo del 2011 y, aunque añade muchas nuevas funciones añadidas, éstas no resultan de gran utilidad para el usuario medio.

Una de las funcionalidades más importantes fue la posibilidad de recuperar el trabajo realizado en caso de que Excel se cuelgue.

Excel 2003

Esta versión sale en octubre del 2002 e incluye un soporte mejorado para XML, mejoras en las etiquetas inteligentes y correcciones en las funciones estadísticas.

Excel 2007

Esta versión se libera en noviembre del 2006 y fue un punto de inflexión de Office porque trae varios cambios de gran calado:

• Cambia el formato de los ficheros: se introduce el formato Office Open XML, un formato abierto basado en XML y se cambian las extensiones de fichero de Office. La extensión .doc pasa a .docx, .xls a .xlsx, ppt a .pptx, etc. Se siguen soportando las antiguas extensiones, pero ya no soportan algunas características de los formatos nuevos.
• Se introduce la cinta de opciones: el menú tradicional da pasa al nuevo formato de cinta de opciones de Office (“ribbon” en inglés), un formato que se ha mantenido hasta la actualidad.
• Se introducen los gráficos SmartArt: una serie de diagramas editables para mejorar la estética representación de la información.

En cuanto a novedades específicas de Excel, destacan:

• Por fin se soluciona el problema de los virus de macro.
• Aumenta el número de filas permitidas hasta más de 1 millón.
• Se mejoran notablemente las capacidades de los gráficos que ahora permiten el etiquetado de coordenadas (x, y) y líneas de peso arbitrario.
• Mejoras en el administrador de nombres.
• Mejoras en las tablas dinámicas.
• Y desaparece Clippy.​   

Excel 2010

Liberada en junio del 2010, esta versión incluye soporte de 64 bits y las siguientes otras mejoras:

• Mejoras en las tablas dinámicas.
• Más opciones de formato condicional.
• Mejoras en la edición de imágenes.
• La posibilidad de previsualizar antes de pegar.
• Posibilidad de personalizar la cinta de opciones.
• Se actualiza el Solver.

Excel Web

En octubre del 2012 Microsoft inicia su camino de Office en la nube ofreciendo una versión online gratuita de Office con funcionalidad reducida para competir con la suite equivalente de Google que estaba teniendo mucho éxito.

Excel 2013

Esta versión ve la luz en enero del 2013 e incluye más de 50 cambios, algunos ejemplos son:

• La colaboración online de varios autores.
• El interfaz de usuario rediseñada para pantallas multitáctiles.
• El interfaz de un solo documento (SDI) donde cada libro puede tener su propia ventana.
• Mejoras en los gráficos recomendados y las tablas dinámicas.

Excel versión “App”

En julio del 2013 Microsoft lanza la primera versión para móviles Android y IOS donde se dispone de funciones básicas de edición.

Excel 2016

Esta versión se librera en septiembre del 2015, como parte del paquete Office.

• Power Query deja de ser un complemento y se integra en Excel.
• Se añaden los histogramas (para visualizar la frecuencia en los datos).
• Se añaden los gráficos de Pareto (que muestran las tendencias de los datos).
• Se incluye también Power Pivot, que permite crear modelos de datos más sofisticados y realizar análisis más eficaces de los datos.

Con la introducción de Office 365 en el 2017 tendrá lugar un cambio en la estrategia de ventas muy importante de Microsoft: la orientación total a un modelo de suscripción. Se pasa de la venta de licencias para versiones del producto a una suscripción anual del paquete completo de office.

A este paquete se añade, además, 1TB de espacio de almacenamiento en la nube. La versión familiar se ofrece por un precio muy atractivo de $99 al año (99€ en Europa) que incluye un total de hasta 6 cuentas de usuario, cada una con el paquete Office completo y su propio especio de 1TB.

Excel 2019

En la versión liberada en septiembre del 2018 se incluyen novedades como nuevos gráficos, que ofrecen nuevas posibilidades para la presentación de datos como, por ejemplo, los gráficos de embudo y los gráficos de mapa.

Excel 2021

Excel 2021 se lanza en octubre del 2021, dentro del lanzamiento de Office 2021 y junto con el lanzamiento de Windows 11.

En esta versión destacan, sobre todo, algunas funciones nuevas que se añaden: la función BUSCARX que ayuda a localizar información en una tabla o rango por filas, la función LET, que asigna nombres a los resultados de los cálculos y la función COINCIDIRX que busca un elemento especificado en una matriz o rango de celdas y devuelve la posición relativa del elemento.

Microsoft 365

En la actualidad, Excel no se vende individualmente, sino que se encuadra dentro del modelo de suscripción de Microsoft 365, un rebranding de Office 365 lanzado en abril del 2020.

Por tanto los grandes lanzamientos de versiones en este momento han dado pasa frecuentes cambios de versión con pequeñas mejoras.

Dónde aprender Excel

Si quieres aprender Excel a fondo, ya has llegado al lugar correcto. 😉

Simplemente haz clic en “Inicio” en el menú de esta página y empieza a formarte en Excel, Word y Excel totalmente gratis.