¿Qué es una hoja de cálculo y para qué sirve?

Una hoja de cálculo es un documento digital organizado en filas y columnas en una tabla que permite realizar cálculos complejos de manera sencilla con una aplicación informática. La definición es simple, pero ¿te haces a la idea de lo potente que es una herramienta así?

que es hoja calculo

No, ¿verdad…?

Pues veámoslo más en detalle, porque si aún no sabes lo que es, debes conocer a esta poderosísima herramienta, pero ya mismo:

¿Qué es una hoja de cálculo exactamente?

En las hojas de cálculo, la unidad de trabajo básica es la celda. Las celdas contienen valores o fórmulas y es en ellas donde se realizan los cálculos, que pueden ser desde lo más básico, como sumar dos números, hasta fórmulas muy complejas.

Las hojas de cálculo han aumentado tremendamente la productividad de las herramientas clásicas en papel.

Por una parte, automatizaciones, como arrastrar fórmulas a nuevas filas (y que la aplicación las adapte automáticamente), es muy fácil y eficiente crearlas y modificarlas. Y, por otra parte, se puede llegar a una sofisticación y complejidad de cálculos que en papel es impensable.

Ilustración 1 - Ejemplo de una hoja de cálculo. En este caso, la aplicación es Excel.

Además, suman muchas posibilidades que las herramientas tradicionales en papel no pueden ofrecer como, por ejemplo, la creación automática gráficos a partir de los datos de la hoja o la conexión con bases de datos para usarlas como fuente de datos.

¿Para qué sirven las hojas de cálculo?

El concepto de hoja de cálculo se inspira en las clásicas hojas de contabilidad en papel, pero gracias a ser una aplicación informática, van infinitamente más allá de esta herramienta clásica.

Las hojas de cálculo se utilizan principalmente para introducir, calcular y analizar datos. Se utilizan habitualmente para contabilidad, análisis financieros, ingresos y gastos, presupuestos, etc. porque pueden manejar fácilmente grandes cantidades de datos numéricos.

También son muy adecuadas para tareas que requieren cálculos repetitivos o análisis hipotéticos. Por ejemplo: una hoja de cálculo de hipotecas ayuda a ver pagos mensuales de la hipoteca en función del importe, el tipo de interés y el plazo del préstamo y tomar decisiones al respecto.

El hecho de poder crear automáticamente tablas y gráficos las hace también muy útiles para identificar tendencias o patrones.

Por ejemplo: se puede utilizar un gráfico de líneas para hacer un seguimiento de las ventas a lo largo del tiempo, mientras que un gráfico de barras se puede utilizar para comparar diferentes categorías de productos.

De hecho, las hojas de cálculo son tan flexibles y potentes que también se ha hecho muy popular su uso para aplicaciones que no realizan ningún tipo de cálculo, como la gestión de tareas o de proyectos, por ejemplo.

Historia de las hojas de cálculo

El primer programa de hoja de cálculo fue VisiCalc, lanzado para el Apple II en 1978. Hacía poco más que una hoja de contabilidad en papel, en la que simulaba, y soportaba tan solo 5 columnas y 20 filas.

Sin embargo, se convirtió en una de las aplicaciones más vendidas del Apple II. Las empresas se dieron cuenta del potencial de las hojas de cálculo para ellas de VisiCalc lo que impulsó enormemente las ventas de este ordenador.

En seis años se vendieron más de 700.000 copias. Un software de unos $100 permitió la venta masiva de un ordenador personal de 2.000 dólares.

¿Cómo funciona una hoja de cálculo? ¿Cómo se usa?

Ya vimos que la unidad de trabajo fundamental es la celda. La tabla formada por las filas y columnas de celdas es lo que se denomina propiamente como hoja de cálculo.

Las aplicaciones de hoja de cálculo actuales pueden contener varias hojas de cálculo diferentes, donde cada una de ellas suele encontrarse en una pestaña con un nombre.

Las fórmulas, en vez de usar valores fijos, también pueden referenciar celdas, las columnas con letras y las filas con números, formando la coordenada, llamada referencia, de una celda.

Por ejemplo: F5 haría referencia a la celda situada en la columna “F” en la fila 5.

Igualmente, se pueden usar las referencias en las fórmulas de cálculo. Por ejemplo: si en la celda A3 introducimos la fórmula “=A1+A2”, A3 mostrará el resultado de este cálculo, la suma de los valores de la celda A1 y A2.

Estas celdas pueden tener los valores numéricos a sumar, introducidos por el usuario, pero pueden ser también perfectamente, a su vez, fórmulas que referencien a otras celdas con sus valores.

Esta idea tan sencilla ha supuesto desde entonces una revolución en el mundo empresarial y también en el ámbito personal.

Ahora bien, esta misma facilidad de uso implica también un riesgo elevado de cometer errores.

Es decir, es fácil que en una hoja de cálculo compleja se “cuelen” errores como referencias a celdas equivocadas, modificaciones de fórmulas por error, etc. que no se pueden identificar a simple vista (no generan errores) y dando así la falsa sensación al usuario de ser cálculos correctos.

¿Qué programas de hoja de cálculo existen?

En la actualidad hay un buen número de aplicaciones de hojas de cálculo, tanto libres (gratuitas) como de pago. Las más destacadas son las siguientes:

  • Microsoft Excel: con mucha diferencia, Excel es el líder de mercado. Forma parte de la suite de Microsoft Office y su versión de pago es probablemente la hoja de cálculo más completa que existe en la actualidad. Existe en versión instalable y online (en web).
  • Google Sheets: este programa forma parte de la suite de Google Workspace y ofrece a los usuarios una forma colaborativa de crear y editar hojas de cálculo en línea. Solamente existe como aplicación web.
  • Zoho Sheet: este programa es parte de la suite Zoho Office y ofrece a los usuarios una variedad de características, incluyendo la capacidad de crear tablas y gráficos. Solamente existe como aplicación web.
  • LibreOffice Calc: este programa es parte de la suite LibreOffice y es una gran opción para los usuarios que quieren un programa de software de hoja de cálculo libre y de código abierto. En el momento actual, de las opciones gratuitas, es seguramente la más completa. Solamente existe como aplicación instalable.
  • Apple Numbers: este programa forma parte de la suite iWork para dispositivos Apple y ofrece una interfaz fácil de usar para los usuarios. Solamente existe como aplicación web.

Un aspecto que cabe destacar de las aplicaciones anteriores es que, gracias a la posición dominante en el mercado de Excel, todas se han visto obligadas a ser compatibles con el formato de ficheros de Excel.

Ilustración 2 - La misma hoja de cálculo que arriba, pero abierta con Calc de LibreOffice.

Gracias a esto, en todas ellas se pueden guardar las hojas de cálculo con formato Excel, lo que permite intercambiar las mismas hojas de cálculo entre diferentes aplicaciones.

Aplicaciones de hoja de cálculo gratuitas

De las aplicaciones arriba citadas, todas disponen de una versión de su hoja de cálculo gratuita.

En el caso de Zoho, Calc y Numbers, de hecho, no existe una versión de pago.

Software de hoja de cálculo “premium” (de pago)

Microsoft Excel y Google Sheets se ofrecen también como versiones de pago, dentro de sus respectivos modelos de licencia por suscripción tipo SaaS.

En ambos casos, las versiones de pago aumentan enormemente el espacio de almacenamiento en la nube que les acompaña.

En el caso de Excel, además, la versión de pago da acceso a la versión instalable en un ordenador de Excel y amplía su funcionalidad con respecto a la versión web.

Acerca del autor: Berto López

Soy autor y fundador de este blog, e Ingeniero en Informática de formación con amplia experiencia: he trabajado como empleado, empresario, incluso funcionario. Vamos, que he probado de todo 😄

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