¿Se puede obtener Excel gratis? La respuesta es que sí es posible. Pero si te vas a la web de Microsoft para descargar Excel e instalarlo, verás que te dicen que tienes que adquirir una licencia.
¿Cómo se come esto?
Muy fácil: lo que Microsoft ofrece gratis es una alternativa online limitada. Pero, por suerte, ésta es sólo una de las alternativas para usar Excel gratis. Pero existen más, incluso puede ser posible que puedas descargar e instalar gratis la versión completa de Excel de manera 100% legal.
Aquí te voy a explicar cada una de ellas en detalle.
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Antes de empezar es importante que sepas que Microsoft ya no vende sus aplicaciones de Office por separado. Ahora forman parte de Microsoft 365, que es un modelo de suscripción.
Con esto adquieres el paquete Office completo más 1 Terabyte de espacio de almacenamiento en la nube por 69€ al año. Existe también una variante familiar de 99€ anuales con la que adquieres 5 licencias adicionales, cada una con su espacio de 1 Terabyte en la nube.
3 Maneras 100% legales de usar Excel gratis
Hecha esta aclaración, veamos entones cuáles son las opciones gratuitas de Excel.
1. Usar la versión online de Excel
La primera opción de la que toca hablar es lógicamente la versión gratuita de la propia Microsoft. Como comentaba arriba, puedes usar Excel y las demás aplicaciones de Microsoft 365 100% gratis y de manera legal usando la versión web gratuita.
Para esto solamente necesitas crearte una nueva cuenta de Microsoft (si no la tienes ya). Esto es 100% gratis, no necesitas adquirir ningún producto suyo, y lo puedes hacer la misma página de Office:
Haz clic en el botón de “Iniciar sesión” o arriba en el menú de “Mi cuenta” y verás que te ofrece crear una cuenta si todavía no tienes ninguna.
En su momento, esta versión online gratuita (que Microsoft lanzó para competir con las aplicaciones de Google Drive) era una versión muy limitada de la versión instalable de Office.
Pero con el tiempo esto ha cambiado mucho. Yo diría que, actualmente, la versión online de Office cuenta fácilmente con todas las características que usan el 95% o más de los usuarios.
En mi caso, por ejemplo, sí que uso la versión instalable de pago, pero la razón fundamental no es la funcionalidad de Office, sino el gran valor añadido que aporta OneDrive.
Y ya no es el enorme espacio de almacenamiento en la nube de OneDrive, sino que puedo “llevar” todos mis documentos siempre conmigo con la app de OneDrive para móvil.
Además, si usas la versión familiar (que es mi caso), dispones de 5 cuentas completas adicionales, por sólo un poco más de dinero al año. En mi caso, mi mujer e hijos tienen tenemos nuestras propias cuentas y espacio personal de 1 Terabyte.
Pero esto no es todo, hay más. Un poco más adelante, retomamos el tema.
El quid de la cuestión que nos importa ahora es que con la versión gratuita también tienes acceso a la nube de OneDrive, pero con mucho menos espacio: 5 Gigabytes. Pero para empezar sirve.
Una vez creada tu cuenta, puedes acceder a la página principal de Office:
Como puedes ver, en la parte izquierda se encuentran los diversos iconos de las aplicaciones de Office, también de Excel.
Si haces clic en el icono de Excel, verás este interfaz de usuario muy parecido al de la versión instalable:
Es más, la mayoría de la gente no se da cuenta de las diferencias entre la actual versión online y la versión instalable. Normal, porque en la actualidad ya no son muchas y la estética es muy similar.
2. Obtener una licencia para estudiantes
Microsoft cuenta con un programa especial para centros educativos con el que tanto alumnos como profesores pueden usar Office gratis: Office 365 Education.
Si perteneces a uno de estos colectivos puedes solicitar ser admitido en el programa:
Si tu centro educativo se ha suscrito al programa de Office 365 Education, todo el personal docente y los estudiantes deberían poder acceder a las aplicaciones de Office de forma gratuita.
Consulta con tu centro si es tu caso, aunque puedes comprobarlo también fácilmente introduciendo tu dirección de correo electrónico en la web de Microsoft.
3. Usar Calc de Libre Office
LibreOffice es un paquete ofimático muy similar a las aplicaciones de Microsoft Office.
Se puede decir que la intención de los autores ha sido hacer una copia en versión software libre (es decir, gratis) y de fuentes abiertas. Lógicamente no es una copia exacta, pero sí está muy fuertemente “inspirada” en Office y es compatible con sus ficheros.
Excel, Word y PowerPoint cuentan con aplicaciones equivalentes de LibreOffice con los nombres de Calc, Writer, e Impress, respectivamente.
A diferencia de la suite online de Microsoft y las aplicaciones equivalentes de Google, LibreOffice se instala en un PC o macOS igual que la versión de pago de Office 365.
Lo más destacable, aparte de su compatibilidad, es lo completo que este paquete y lo bien que funciona. Por eso, es una alternativa realmente buena al Office de Microsoft.
Mi recomendación personal
Ahora bien, a pesar de que hay buenas alternativas gratuitas a la versión instalable de Office, te recomiendo encarecidamente que adquieras una suscripción de pago de Microsoft 365.
La única salvedad a esta recomendación sería que pudieses contar con la versión gratuita para estudiantes que es similar a lo que obtienes con la versión de pago.
Como ya decía antes, mi recomendación no viene tanto de las funcionalidades añadidas de la versión de pago, sino de las prestaciones de la versión de pago de OneDrive. Sobre todo, si contratas la suscripción familiar, me parece casi un regalo por lo que pagas.
Aparte de la comodidad de tenerlo todo disponible y sincronizado en diferentes dispositivos, incluido el móvil, también dispones siempre de una copia de seguridad siempre actualizada.
Esta copia no incluye sólo los documentos de Office sino también todo los demás ficheros que quieras mantener en la nube. Por ejemplo: encuentro extremadamente útil la copia automática que OneDrive hace de mis fotos y vídeos del móvil.
Por eso, considero que una suscripción de Office 365 merece muchísimo la pena. Creo que han sido muy hábiles diseñando esta oferta y no es casualidad que, a pesar de la competencia gratuita, los ingresos de Microsoft no han bajado en estos años, sino todo lo contrario.
