Todo sobre la Barra de Estado de Excel

La barra de estado de Excel contiene mucha información útil que pasa desapercibida para muchos usuarios por simple desconocimiento. Así que aquí te contaré todo lo que te interesa saber sobre esta parte de la interfaz de usuario de Excel.

barra estado excel

La barra de estado de Excel la puedes encontrar en la parte inferior de la ventana. Ofrece información útil sobre ciertas operaciones que realizas en Excel, permite modificar el modo en el que se visualizan las hojas de cálculo y, además, se puede personalizar.

Veámoslo más en detalle:

Información de la barra de estado de Excel

Por defecto, la barra de estado de Excel ya viene con muchas de sus opciones activadas. Yo me voy a centrar las siete opciones en las que observo que se centra el interés de la gran mayoría de los usuarios.

Puedes ver en los números en azul de la imagen siguiente y la que viene un poco más abajo dónde se visualiza cada una de estas informaciones en la barra de estado:

elementos barra estado excel I
Ubicación de las primeras cuatro opciones de la barra de estado aquí examinadas.

De este modo, te debería ser muy fácil seguir lo que se explica aquí. En cualquier caso, te animo a que abras una hoja Excel y vayas probando conforme vas leyendo.

Importante: aquí estamos usando la versión para instalar de Office 365, la versión completa de Office. Puedes usar también la versión gratuita en la nube (OneDrive), pero algunas partes serán diferentes, no existirán o tendrán una funcionalidad reducida en esa versión.

Por otra parte, en el último apartado de este artículo me referiré también a las opciones que se han quedado fuera de este grupo de las siete principales.

1.  Modo de celda

La opción de modo de celda se encuentra activa de forma predeterminada y muestra el modo de edición de la celda actual. En la versión actual de Excel (Excel 365) tiene estos estados:

  • Listo: es el estado por defecto de la celda en el que Excel está esperando que “pase algo”.
  • Introducir: verás el estado de “Listo” para a “Introducir” cuando empiezas a trabajar en una celda en blanco o pulsas dos veces seguidas la tecla F2.
  • Modificar: este estado se activa al modificar el contenido de una celda. También lo activas pulsando F2 una vez.

Si usas una versión más antigua de Excel, es posible que veas nombres diferentes para estos estados como “Editar” en vez de “Modificar”, por ejemplo.

2.  Teclas de bloqueo

Con las teclas de bloqueo me refiero a las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo del teclado numérico y del bloqueo de desplazamiento.

Estas teclas se conocen también por sus abreviaciones como Bloq Mayús, Bloq Num y Blog Depl, respectivamente.

Si aparece una de estas abreviaciones en la barra de estado, es que está activada, si no, es que no lo está. En la imagen de arriba, por ejemplo, puedes ver que está activado el teclado numérico y desactivado el resto.

Ojo: en los teclados que no tienen teclado numérico (la mayoría de los portátiles) no existen las últimas dos teclas, así que Excel no mostrará nada al respecto (desactivadas).

3.  Grabación de macros

Si haces clic en este icono, se abrirá el cuadro de diálogo para iniciar la grabación de una nueva macro. Durante la grabación de una macro aparece un icono cuadrado diferente.

En el ejemplo de arriba estás viendo el icono para iniciar la grabación de una macro.

4.  Chequeo de accesibilidad

Office incluye una herramienta de chequeo de accesibilidad para examinar en qué medida el contenido de un documento Word, una hoja Excel, etc. resulta o no fácil de leer y de editar para personas con diferentes grados de discapacidad visual.

Haciendo clic en el icono en la barra de estado, se mostrará en el lado derecho de la ventana de Excel el panel Accesibilidad. Aquí Excel te mostrará una lista de errores, advertencias y sugerencias de corrección para cada uno de los problemas de accesibilidad detectados.

Para corregir los problemas, lo recomendable es seguir las acciones sugeridas por Excel.

5.  Cálculos automáticos

Cuando se selecciona un rango de celdas, Excel ejecuta automáticamente una serie de cálculos con los valores de esas celdas que puedes ver en la imagen siguiente:

elementos barra estado excel II
Ubicación de las tres últimas opciones de la barra de estado aquí examinadas.

Estos cálculos son los siguientes, de izquierda a derecha:

  • Promedio: la suma de los valores de las celdas dividida entre el número de celdas.
  • Recuento: el número de celdas seleccionadas.
  • Recuento numérico: número de celdas cuyo valor es un número.
  • Valor mínimo: el valor mínimo entre los valores de las celdas seleccionadas.
  • Valor máximo: el valor máximo entre los valores de las celdas seleccionadas.
  • Suma: la suma de los valores de las celdas seleccionadas.

Por defecto, no están seleccionadas las opciones de “Recuento numérico”, “Valor mínimo” y “Valor máximo”, las he incluido simplemente para que se vea el grupo completo de estas opciones.

6.  Selector de vista

El selector de vista permite conmutar entre las tres vistas principales de Excel:

  • La vista normal de hoja de cálculo: la vista con la rejilla de celdas activa por defecto.
  • La vista de diseño de página: una vista que divide a la hoja de cálculo en páginas, según los ajustes de impresión, mostrando también el tamaño en centímetros de estas y las zonas del encabezado y del pie de página.
  • La vista previa de salto de página: una vista que muestra las divisiones de la página, pero sin información de impresión, ni encabezados, ni pies de página.

7.  Nivel de Zoom

Y, por último, tenemos la opción de zoom que, en realidad, se divide en dos: el control deslizante de zoom y el indicador de porcentaje de zoom. En este último puedes hacer clic para elegir entre varios porcentajes predeterminados (200%, 100%, 75%, etc.) o introducir un porcentaje concreto.

Puedes activarlos o desactivarlos individualmente, por si prefieres quedarte con solo uno o ninguno de estos controles.

Personalizar la barra de estado de Excel

Todas las opciones de la barra de estado de Excel se pueden activar o desactivar, de modo que puedes personalizar la barra de estado totalmente a tu gusto.

Aquí puedes ver las opciones que hay, activadas casi todas. La mayoría las hemos visto ya:

opciones barra estado excel
Personalización de las opciones de la barra de estado.

Este panel se despliega con un clic del botón derecho del ratón en la barra de estado.

Solamente he dejado en el tintero unas pocas opciones como las estadísticas del libro y de la hoja (número total de las celdas, etc.) o la firma digital que hemos obviado por considerarlas de menor uso.

Te animo a trastear un poco con ellas por tu cuenta y/o consultar la información de Microsoft al respecto.

Acerca del autor: Berto López

Soy autor y fundador de este blog, e Ingeniero en Informática de formación con amplia experiencia: he trabajado como empleado, empresario, incluso funcionario. Vamos, que he probado de todo 😄

¿Te gustaría leer un poco más sobre éste u otros temas?