La Función SUBTOTALES en Excel

La función SUBTOTALES permite calcular el subtotal en una lista de valores de una hoja Excel o una base de datos.

funcion subtotales excel

Lo que la convierte en una función especialmente versátil y útil es el hecho de que permite aplicar diferentes operaciones a aplicar a esos valores y que le permite diferencias entre valores visibles y ocultos en las opciones.

Veámoslo:

La sintaxis de la función SUBTOTALES es como sigue:

=SUBTOTALES([código],[referencia 1],[referencia 2])

Los parámetros funcionan de la siguiente manera:

  • Código (obligatorio): es el código de operación (número del 1 al 11 y del 101 al 111) que indica la función Excel utilizada en el cálculo (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.).
  • Referencia 1 (obligatorio): la celda o rango (normalmente rango) con los valores con los que operar.
  • Referencia 2 (opcional): un segundo rango de valores adicionales a considerar.

Hay dos rangos de códigos para las funciones: uno operará sobre todos los valores del rango de celdas especificado y el otro sólo sobre aquellas que sean visibles.

Los códigos función para operar con las celdas sean visibles o no son los siguientes:

  1. PROMEDIO
  2. CONTAR
  3. CONTARA
  4. MAX
  5. MIN
  6. PRODUCTO
  7. DESVEST.M
  8. DESVEST.P
  9. SUMA
  10. VAR.S
  11. VAR.P

Los códigos para operar con las celdas independientemente de su visibilidad son los siguientes:

  1. PROMEDIO
  2. CONTAR
  3. CONTARA
  4. MAX
  5. MIN
  6. PRODUCTO
  7. DESVEST.M
  8. DESVEST.P
  9. SUMA
  10. VAR.S
  11. VAR.P

Veámoslo mejor con un ejemplo: tenemos la siguiente hoja de cálculo de una pequeña tienda de perfumería:

ejemplo tienda perfumaria
La hoja de cálculo de la perfumería.

Fíjate en la zona resaltado arriba en naranja con la fórmula que hemos aplicado en la celda de totales que puedes ver seleccionada en la imagen:

=SUBTOTALES(109;E2:E4)

109 es el código que especifica la función SUMA, pero, además, indica a SUBTOTALES que SUMA solo debe tener en cuenta los valores visibles.

¿Qué hemos ganado con respecto a utilizar directamente la función SUMA?

Pues que si ahora usamos el filtro y queremos ver las cifras de un determinado producto, a diferencias de cómo sucedería con la función SUMA normal o con el código 9 para SUBTOTALES, vamos a ver la suma aplicada solamente al subtotal correspondiente a ese producto:

ejemplo tienda perfumaria filtrado
La función subtotales operando solamente sobre las celdas visibles.

En el ejemplo hemos filtrado por las cremas y jabones. Gracias a que subtotales nos permite operar solo con las filas visibles, podemos obtener fácilmente los subtotales para estos productos.

Acerca del autor: Berto López

Soy autor y fundador de este blog, e Ingeniero en Informática de formación con amplia experiencia: he trabajado como empleado, empresario, incluso funcionario. Vamos, que he probado de todo 😄

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