Muchas veces vas a necesitar contar celdas con texto en Excel, típicamente cuando estás tratando con hojas con grandes conjuntos de datos o con una base de datos conectada a Excel.
Aquí se pueden presentar varios escenarios: contar celdas con un texto determinado, contar celdas con variaciones de un texto, …, incluso celdas en blanco.
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Por suerte, Excel nos da bastantes posibilidades. Veámoslas:
¿Qué funciones puedo usar para contar celdas en Excel?
Excel dispone de una función para contar celdas bajo diferentes criterios que es la función CONTAR.SI que en su versión más sencilla toma dos parámetros:
=CONTAR.SI([rango de celdas];[cadena a buscar])
La otra clave para lo que queremos hacer es el uso de comodines:
Los caracteres comodín en Excel
Excel permite simbolizar cadenas de texto con los así llamados comodines. El símbolo de asterisco (*) y el signo de interrogación (?) son los dos caracteres comodín principales en Excel.
El asterisco (*) simboliza a cualquier cadena texto. Por ejemplo: “m*co” encajará con palabras como “mico”, “moco”, “marco”, etc. Incluso pueden ser cadenas con dígitos, por ejemplo, “m2co”, pero no números, es decir, no encajaría con una celda con el valor 500, por ejemplo.
El signo de interrogación (?) es similar al asterisco, pero añade la condición de que tiene que coincidir en número. Es decir, volviendo al ejemplo anterior, “m?co”, encajaría con “mico” porque aquí está sustituyendo a exactamente un carácter, pero no con “marco”porque aquí serían dos.
Fórmulas Excel para contar celdas con texto
Veamos ahora diferentes fórmulas para contar celdas con texto en Excel basadas en lo que acabamos de ver:
Contar celdas con el mismo texto (con un texto concreto)
Lo más obvio es contar celdas con un texto concreto:
=CONTAR.SI(B1:B8;"Alfa Romeo")
Veamos la aplicación práctica de este ejemplo. Supongamos para ello un concesionario multimarca con un lista de los modelos vendidos cada mes. Quiere conocer el éxito de las diferentes marcas:
Como puedes ver, en este caso la función CONTAR.SI nos resuelve la papeleta. Aquí encaja bien buscar con el texto exacto de la marca que queremos contabilizar.
Este ejemplo concreto es trivial, podríamos contar a ojo, pero imagínate lo mismo para cientos de celdas en las que queramos hacer lo mismo.
Contar celdas con diferentes textos
En el siguiente ejemplo vamos a introducir una pequeña variación: contabilizar las ventas por colores para detectar posibles tendencias en los gustos de los clientes:
Aquí ya no tenemos textos exactos porque los fabricantes le suelen poner nombres a los colores: “Azul Mar”, “Rojo Pasión”, etc.
Por tanto, aquí se adapta bien una búsqueda con comodín que encaje con la parte del texto que tenga contenga el color:
=CONTAR.SI(D1:D8;"Rojo *")
Podríamos haber dado una vuelta más usando el comodín dos veces (por delante y por detrás) por si la palabra “Rojo” se encuentra en medio del nombre:
=CONTAR.SI(D1:D8;"* Rojo *")
Asimismo estamos asumiendo que hay espacios entre las palabras que conforman el nombre. Si queremos encajar también nombres sin espacios, cambiaría así la búsqueda:
=CONTAR.SI(D1:D8;"*rojo*")
He puesto también “rojo” en minúsculas porque resulta más lógico para este patrón, pero en realidad da igual ya que CONTAR.SI no distingue entre minúsculas y mayúsculas.
Contar celdas en blanco
Por último, para contar celdas en blanco lo puedes hacer con CONTAR.SI, pero existe también una función especializada que es la función CONTAR.BLANCO.
Esta función admite como parámetro un simple rango celdas, ya sea de una fila, una columna o un área de celdas y devolverá el número de celdas en blanco encontradas.
¿Cómo contar celdas con texto y números en Excel?
Excel aplica los comodines que hemos visto arriba también a los números, sin embargo no dispone de comodines específicos para números que permitan especificar expresamente que un carácter dentro de una cadena de texto tenga que ser un número.
Es decir, con “A?” podríamos localizar los diversos modelo de Audi en el ejemplo de arriba (A5, A4, etc.), pero si se hubiera también algún modelo del tipo “AA”, por ejemplo, se nos colaría también.
Existe el símbolo “#” para trabajar con números, pero está orientado al formato de un número, no sirve como comodín. Es decir, sirve para especificar, por ejemplo, que un número deba tener un cierto número de dígitos. No sirve como comodín.
Esto, a día de hoy, es realmente una deficiencia de Excel porque un comodín de número podría venir realmente bien y no costaría nada implementarlo. Sin embargo, esto no significa que sea imposible poder disponer de esta funcionalidad, se puede resolver con una función programada a medida en Excel con VBA para Office, por ejemplo. Pero aquí ya entramos en terrenos avanzados que abordaremos en un futuro.
