Puedes ganar mucha eficiencia si usas nombres para rangos de celdas o tablas en Excel. Para eso te hará falta usar el administrador de nombres de Excel.
Un nombre es un identificador con un significado especial dentro de un libro Excel. Se usa para hacer referencia a rango de celdas o tablas. En hojas completas simplifica el trabajo y lo hace considerablemente más eficiente.
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Veámoslo:
Cómo crear un nombre para un rango de celdas en Excel
Asignar un nombre a una celda o rango de celdas es muy simple: seleccionas la celda o rango de celdas y escribes el nombre en el campo de celda activa que puedes ver resaltado en la imagen siguiente:
Si ahora deseleccionase las celdas, es decir, si hiciese clic en alguna que esté fuera de ese rango, podría volver a activar la selección anterior rápidamente desplegando el campo de celda activa y eligiendo la opción de “MiRango”.
En vez de definir el rango cada vez en las fórmulas donde lo usemos, basta con indicar un nombre.
Para poner un ejemplo muy sencillo vamos a suponer que la damos un nombre a una fila o columna con número. Por ejemplo: el rango B2:B5 en el ejemplo anterior. Si le damos ahora el nombre de “MiRango2”, podemos hacer la suma de ese rango con la fórmula =SUMA(MiRango2).
Cómo crear un nombre para una tabla en Excel
Vamos a hacer ahora lo mismo, pero con una tabla.
Y quizás estés pensando: “pero si acabamos de hacerlo con una tabla”.
Pues no, lo anterior no era una tabla, era simplemente un rango de celdas formateadas con una estética de tabla, pero no son una tabla de Excel.
Las tablas en Excel son objetos con una identidad propia y tienen que crearse expresamente como tales desde el menú “Insertar/Tabla” tal como lo puedes ver en la siguiente imagen:
Al crear una tabla así, Excel le asignará también un nombre por defecto administrado por el administrador de nombres. Estos nombres son “Tabla” más un número: “Tabla1”, “Tabla2”, etc., y los podrás modificar fácilmente en el administrador de nombres como veremos a continuación.
Cómo usar el administrador de nombres en Excel
Para acceder al administrador de nombres tienes que irte primero a la cinta de opciones “Fórmulas” de Excel y luego al menú de “Nombres definidos/Administrador de nombres”.
Esto desplegará un cuadro de diálogo como el de la imagen:
Aquí verás todos los nombres definidos. Si te fijas en la botonera encima de la lista de nombres, verás que puedes añadir nuevos nombres, modificar los existentes y borrarlos.
Para usar los rangos y las tablas a las que has identificado con nombres, puedes escribir su nombre directamente en una fórmula, o bien accede al menú de “Administrador de nombres” y luego al submenú de “Utilizar en la fórmula”.
Esto te mostrará una lista de nombres que puedes elegir para usarlos más una opción muy interesantes que es la de “Pegar nombres…”:
“Pegar nombres…” te va a pegar la lista completa de nombres y expandirlos la definición de cada uno a su lado. Esto puede venir muy bien cuando tienes muchos nombres y te cuesta memorizarlos todos.
